Case Study KSK Personal
„Wir sparen über ein Drittel unserer Zeit im Recruiting“
Wie KSK Personal mit KI-Recruiting-Agenten Bewerber 3x schneller erreicht und über 30% Zeit im Recruiting spart
KSK Personal automatisiert mit den KI-Recruiting-Agenten von Plug&Hire die telefonische Kontaktaufnahme und Vorqualifizierung von Bewerbern. Neue Kandidaten werden zeitnah nach Bewerbungseingang kontaktiert, vorqualifiziert und die Ergebnisse direkt im Bewerbermanagement dokumentiert. Das Ergebnis laut KSK Personal: weniger verlorene Kandidaten, eine einheitlichere Vorqualifizierung und rund ein Drittel weniger Zeitaufwand für Anrufe, Nachtelefonieren und E-Mails.
Die Ergebnisse auf einen Blick
≈ 1/3 weniger Zeitaufwand
für Anrufen, Nachtelefonieren und E-Mail-Kommunikation im Recruiting-Prozess.
100+ KI-Telefonate: Volle Akzeptanz bei Kandidaten
Laut Geschäftsführer Stephan Stroh haben sie sich zuerst das Feedback bei den Kandidaten persönlich eingeholt. Bilanz: nach 100+ Telefonaten über den KI-Telefonassistenten gabe es keine negative Rückmeldung eines Kandidaten.
Weniger Kandidatenverluste
KSK stellt nach eigener Aussage fest, weniger Kandidaten zu verlieren, weil Bewerber schneller kontaktiert werden.
Über KSK Personal
Die KSK Personal AG ist ein Schweizer Personaldienstleister mit besonderer Branchenkompetenz im Gesundheitswesen. Das Unternehmen vermittelt qualifizierte Fachkräfte an Unternehmen in der ganzen Schweiz und bietet Lösungen für Temporärarbeit, Festvermittlung sowie einen Notfall- und Sitzwachen-Pool.
Insbesondere im medizinischen Bereich vermittelt KSK Personal Fachkräfte auf unterschiedlichen Qualifikationsstufen – von Pflegehilfskräften bis zu hochqualifizierten Spezialisten. Über den Notfallpool können Unternehmen bei kurzfristigem Personalbedarf an 365 Tagen im Jahr zwischen 7 und 22 Uhr auf qualifiziertes Pflegepersonal zugreifen.
Dabei setzt KSK bewusst auf die Kombination aus persönlicher Betreuung, Branchenexpertise und digitalen Recruiting-Prozessen. Schnelle Reaktionszeiten spielen eine zentrale Rolle: Das Unternehmen beschreibt sich selbst als „speditiv“ und nutzt moderne Recruiting-Technologie und automatisierte Abläufe, um qualifizierte Kandidaten schneller mit Unternehmen zusammenzubringen.
Zum Zeitpunkt des Interviews mit Plug&Hire betreute KSK nach Angaben von Geschäftsführer Stephan Stroh einen Pool von rund 1.400 Mitarbeitenden – mit einem internen Team von nur fünf Personen. Genau diese Kombination aus hohem Volumen, kleinen internen Strukturen und dem Anspruch an schnelle Reaktionszeiten machte die weitere Automatisierung des Recruitings für KSK besonders relevant.
Unternehmen: KSK Personal AG
Branche: Personaldienstleistung
Schwerpunkt: Gesundheitswesen
Leistungen: Temporärarbeit (Zeitarbeit), Festvermittlung, Notfall- & Sitzwachen-Pool
Markt: Schweiz
externer Mitarbeiter: ca. 1.400
Ausgangssituation: viel manuelle Kommunikation im Recruiting
Ein wesentlicher Zeitfaktor im Recruiting von KSK war die Kontaktaufnahme mit Bewerbern und bestehenden Kandidaten.
Das Team investierte viel Zeit darin, Menschen zu erreichen und den ersten Kontakt herzustellen. Der bisherige Prozess sah unter anderem vor, Kandidaten zunächst per E-Mail zu kontaktieren und anschließend einen Termin für einen Video-Call zu vereinbaren.
Das Problem dabei: Zwischen Bewerbung, E-Mail, Terminvereinbarung und tatsächlichem Gespräch entstanden mehrere Schritte und damit zusätzliche Reibung.
Für Recruiter bedeutete das nicht nur die eigentliche Kommunikation. Jeder erneute Kontaktversuch verursacht weitere Arbeit: Kandidat im Bewerbermanagement öffnen, bisherigen Verlauf nachvollziehen, erneut anrufen oder schreiben und anschließend den aktuellen Stand dokumentieren.
Genau hier suchte KSK nach einer Möglichkeit, den Recruiting-Prozess mit KI zu automatisieren – ohne die persönliche Betreuung an den entscheidenden Stellen aufzugeben.
Die Herausforderung: Bewerber schneller erreichen und vorqualifizieren
Die zentrale Herausforderung bestand für KSK nicht einfach darin, „mehr KI“ einzusetzen. Das konkrete Problem war wesentlich greifbarer:
Wie lassen sich Bewerber möglichst schnell nach Eingang ihrer Bewerbung erreichen und vorqualifizieren, ohne dass Recruiter jeden ersten Kontakt selbst durchführen müssen?
Im bisherigen Prozess gingen nach Aussage von KSK Kandidaten verloren, unter anderem weil vereinbarte Video-Calls später nicht zustande kamen. Gleichzeitig beanspruchten Kontaktversuche viel Zeit des Recruiting-Teams.
Deshalb sollte die Vorqualifizierung möglichst nah an den Bewerbungseingang rücken.
Eine zweite Herausforderung entstand durch die Automatisierung selbst: Ein KI-Telefonagent spart wenig Zeit, wenn Recruiter anschließend Gesprächsinhalte manuell übertragen, Skripte durchsuchen oder Informationen in verschiedenen Systemen nachpflegen müssen.
Stephan Stroh brachte diese Frage im Interview auf den Punkt: „Das ist ja wieder ein Arbeitsprozess. Sparen wir da wirklich Zeit?“
Die Automatisierung musste deshalb über das reine Telefonat hinausgehen und sich in den bestehenden Recruiting-Prozess integrieren.
Die Lösung: KI-Recruiting-Agenten von Plug&Hire
Gemeinsam mit KSK wurde der Prozess so aufgebaut, dass der KI-Recruiting-Agent von Plug&Hire bereits nach Eingang einer Bewerbung aktiv werden kann. Mehr zur Einführung hier: So funktioniert die Einführung
Der KI-Agent übernimmt dabei einen Teil der Recruiting-Vorarbeit: Er kontaktiert Bewerber telefonisch und führt die definierte Vorqualifizierung durch. Damit kann der erste Kontakt stattfinden, ohne dass ein Recruiter zunächst selbst zum Telefon greifen muss.
Entscheidend ist jedoch, was nach dem KI-Telefonat passiert.
Nach dem Gespräch wird ein Transkript beziehungsweise eine Dokumentation erstellt und im Bewerbermanagement abgelegt. Nach erfolgreicher Vorqualifizierung wird der Kandidat im Prozess automatisch in den entsprechenden nächsten Status überführt. KSK muss die Informationen dadurch nicht erneut manuell übertragen.
Mehr zu den Anwendungsbereichen und der Vorqualifikation von Bewerbern hier: Use Cases mit plug&Hire
So funktioniert der automatisierte Recruiting-Prozess bei KSK
1. Bewerbung geht ein
Ein neuer Kandidat befindet sich im Bewerbungsprozess.
2. KI-Agent kontaktiert den Bewerber
Der Telefonagent übernimmt innerhalb weniger Minuten die erste telefonische Kontaktaufnahme.
3. Bewerber wird vorqualifiziert
Der KI-Recruiting-Agent stellt die zuvor definierten Fragen und erfasst die Antworten des Kandidaten.
4. Gespräch wird dokumentiert
Die Informationen aus dem Telefonat werden für das Recruiting-Team im Bewerbermanagement verfügbar gemacht.
5. Recruiting-Prozess wird weitergeführt
Nach erfolgreicher Vorqualifizierung wird der nächste Prozessschritt ausgelöst. Die Recruiter können sich anschließend auf die Kandidaten konzentrieren, bei denen ein weiterer persönlicher Austausch sinnvoll ist.
Für KSK war insbesondere die Einbindung in den bestehenden Prozess relevant. Im Interview beschreibt das Unternehmen die Zusammenarbeit zwischen KSK, coveto und Plug&Hire und die gemeinsame Abstimmung des Workflows.
Mehr zu den Agenten, ihre Fähigkeiten und deren Zusammenspiel hier: Fünf spezialisierte Agenten. Jeder autonom.
Ergebnisse
Die Ergebnisse: Weniger Recruiting-Aufwand und schneller am Kandidaten
Rund ein Drittel weniger Zeitaufwand
Der größte Effekt liegt laut KSK beim Faktor Zeit.
Stephan Stroh hat gemessen, dass KSK in einem Recruiting-Zeitraum rund ein Drittel der Zeit einspart, die zuvor für Tätigkeiten wie Anrufen, Nachtelefonieren und E-Mail-Schreiben eingesetzt wurde.
Dabei geht die Einsparung über die reine Gesprächsdauer hinaus. Jeder manuelle Kontaktversuch bedeutet normalerweise auch, den Kandidaten erneut im ATS zu suchen, sich in den Vorgang einzulesen und den aktuellen Stand nachzuvollziehen. Auch dieser Kontextwechsel wird durch einen automatisierten Prozess reduziert.
Schnellere Kontaktaufnahme – weniger verlorene Kandidaten
Geschwindigkeit spielt im Recruiting eine zweite wichtige Rolle.
KSK berichtet, seit Einführung des Prozesses weniger Kandidaten zu verlieren, weil Bewerber zeitnah kontaktiert werden.
Das Feedback der Kandidaten:
„Das ist ja mega, wie schnell ihr seid.“
Die automatisierte Kontaktaufnahme kann dabei auch außerhalb klassischer Bürozeiten erfolgen. KSK berichtet beispielsweise von Rückmeldungen von Bewerbern, die sich über schnelle Kontakte an Sonntagen oder Feiertagen gewundert haben.
Über 100 KI-Telefonate ohne negative Rückmeldung
Eine wichtige Frage bei KI im Recruiting ist die Akzeptanz auf Kandidatenseite.
Zum Zeitpunkt des Interviews waren bei KSK laut Stephan Stroh bereits weit über 100 Telefonate über den KI-Telefonassistenten geführt worden. Seine Bilanz:
„Noch nicht eine negative Rückmeldung bekommen.“
Besonders interessant: Einige Kandidaten bemerkten nach Aussage von KSK zunächst nicht, dass sie mit einem Telefonassistenten sprachen. Andere waren anfangs unsicher, bewerteten die Erfahrung anschließend aber positiv.
KSK berichtet außerdem, keine relevanten Unterschiede in der Annahme zwischen den im Interview angesprochenen Kandidatengruppen festgestellt zu haben.
KI-Recruiting-Agenten als Vorarbeit für Recruiter
Der KSK-Case zeigt vor allem eines: Der Nutzen eines KI-Recruiting-Agenten entsteht nicht allein dadurch, dass eine KI telefonieren kann.
Entscheidend ist der End-to-End-Prozess rund um das Gespräch:
Bewerbung → Kontakt → Vorqualifizierung → Dokumentation → Übergabe an den Recruiter
Dadurch übernimmt die KI insbesondere repetitive Recruiting-Vorarbeit. Recruiter bleiben für die weiterführenden Gespräche und die persönliche Betreuung verantwortlich, müssen aber nicht jeden ersten Kontakt und jede Vorqualifizierung selbst durchführen.
Für Personaldienstleister mit hohem Bewerbervolumen kann das insbesondere drei Probleme adressieren: lange Reaktionszeiten, hohen manuellen Kommunikationsaufwand und Kandidatenverluste zwischen Bewerbung und erstem persönlichen Gespräch.
Häufige Fragen zu KI-Recruiting-Agenten
Ein KI-Recruiting-Agent automatisiert definierte Aufgaben innerhalb des Recruiting-Prozesses. Im KSK-Case übernimmt der Telefonagent beispielsweise die Kontaktaufnahme und Vorqualifizierung von Bewerbern. Der Bewertungsagent übernimmt anschliessend die Zusammenfassung und Einordnung anhand einer Ampel, inwieweit die von KSK Personal definierten Kriterien erfüllt werden. Die Ergebnisse werden anschließend dokumentiert und in den weiteren Recruiting-Prozess übergeben.
Ja. Bei KSK Personal werden eingehende Bewerber durch einen KI-Telefonagenten kontaktiert und anhand des definierten Prozesses vorqualifiziert. Anschließend stehen die Gesprächsinformationen dem Recruiting-Team zur Verfügung und werden in das ATS bzw. Bewerbermanagementsystem zurückgespielt.
KSK berichtet im Interview von überwiegend positiven Erfahrungen. Nach weit über 100 Telefonaten hatte das Unternehmen laut Geschäftsführer Stephan Stroh noch keine einzige negative Rückmeldung erhalten. Dafür wurden in der Anfangsphase die Kandidaten persönlich nach ihrer Erfahrung mit der KI-Telefonassistenz von plug&Hire befragt. Einige Kandidaten bemerkten zunächst nicht, dass sie mit einem KI-Telefonassistenten sprachen.
Ja. Bei KSK Personal werden eingehende Bewerber durch einen KI-Telefonagenten kontaktiert und anhand des definierten Prozesses vorqualifiziert. Anschließend stehen die Gesprächsinformationen dem Recruiting-Team zur Verfügung und werden in das ATS bzw. Bewerbermanagementsystem zurückgespielt.
KSK berichtet, weniger Kandidaten zu verlieren, seit Bewerber zeitnah kontaktiert werden. Kandidaten selbst hätten die schnelle Reaktion positiv hervorgehoben
Im KSK-Case wurde der Prozess mit dem eingesetzten Bewerbermanagement von coveto abgestimmt. Die neuen Bewerber werden in Coveto von Plug&Hire anhand des Status identifiziert. Über eine Schnittstelle zu coveto holt sich Plug&Hire alle relevanten Daten- und Informationen. Parallel werden auch Bewerbungen Meta-Kampagnen übertragen und von Plug&Hire vorqualifiziert, bevor sie in Coveto landen. Nach dem Telefonat werden Informationen dokumentiert, an Coveto übertragen und der Kandidat kann innerhalb des Recruiting-Prozesses weitergeführt werden.
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